Skype yhdistyskäytössä

Skype yhdistyskäytössä

Poikkeusajan jatkuessa on yhdistyksissä löydettävä uusia tapoja jatkaa toimintaa. Tämä tarkoittaa muutakin kuin sähköisiä hallituksen kokouksia, sillä yhdistysten toiminnan ytimessä ovat yhdistyksen jäsenet. Koska emme tiedä, kuinka kauan poikkeustilanne jatkuu ja kokoontumiset ovat mahdollisesti mahdottomia, on nyt aika ryhtyä omaksumaan uusia toimintatapoja ja välineitä.

Skype taipuu monenlaiseen toimintaan, erityisesti pienissä ja keskisuurissa yhdistyksissä.

Mitä ensiksi?

Ensimmäisenä askeleena yhdistyksessä on löytää henkilö, joka on halukas oppimaan ja perehtymään Skypen tai vastaavan ohjelmiston käyttö.  Suurin haaste sähköisen toimintamuodon käynnistämiseen on juuri se vaihe, kun uutta toimintatapaa on omaksuttava.

Skypen käyttö itsessään on varsin yksinkertaista. Helpoimmillaan sinun ei tarvitse edes tehdä itsellesi käyttäjätiliä tai asentaa ohjelmaa. Riittää, kun perustat kokouksen Skypen sivustolla ja kutsut muut mukaan kokoukseen. Liitto on tehnyt tätä varten ohjeet ja ohjevideon yhdistyksille työryhmätilaan.

Mitä pitää muistaa kutsussa?

Kun kutsut koolle etäkokoukseen, muista, että kutsuttavalla on oltava joko tietokone, tabletti tai muu älylaite, jolla käyttää Skypeä. Tabletti ja älypuhelin voi vaatia sovelluksen eli applikaation asentamista. Asentamiseen saatetaan vaatia laitteen käyttäjätilin tai laitteen salasana.

Kun olet kutsumassa tapaamista tai kokousta koolle, jätä aikaa kokouksen alkuun rupatteluun sekä siihen, että jokainen ehtii laittamaan oman laitteensa valmiiksi istuntoa varten. Hötkyily ei auta, vaan tuo ikävää kiireen tuntua.

Kun kokous on kutsuttu koolle

Mitä sitten kun kokous on kutsuttu koolle? Seuraavaksi on tapaamisen vetäjän hyvä miettiä tapaamisen kulku. Mitä milloinkin tapahtuu. Jos kyseessä on esimerkiksi kirjallisuuskerho tai muu vastaava, on kokouskutsun ohessa hyvä laittaa tarvittavat tapahtuman sisältötiedot sekä ohjeet menemään osallistujille.

On hyvä miettiä etukäteen, pyydätkö tapahtuman vetäjänä ihmiset pitämään mikrofoninsa kiinni silloin kun ei ole oma vuoro puhua? Tarvitaanko videokuvaa kaikista osallistujista koko ajan? Pyydetäänkö puheenvuorot Skype -puhelun keskustelupalstan kautta vai muulla tavalla?

Etätapaamisen vetäminen

Kun kaikki ovat päässeet mukaan, on hyvä käydä tutustumis- ja kuulumiskierros läpi. Tälle on myös varattava tarpeeksi aikaa, sillä ihmiset eivät ole nähneet tai kuulleet toisistaan pitkään aikaan.

Kerhon sisältöjen läpikäymisen voi hoitaa kerhosta riippuen normaalisti joko pelkästään ääni päällä tai kuvan kanssa. Muista ottaa huomioon kaikki osallistujat. Tämä on mahdollista erityisesti silloin, kun tapaamisessa on sopiva määrä osallistujia.

Tapaamisen koollekutsujan on hyvä pitää silmällä myös keskustelupalstaa. Saattaa olla, että osa osallistujista ei saa kameraa tai mikrofonia päälle laitteeltaan, jolloin viestit kulkevat keskustelupalstan kautta.

Tarvittaessa voi myös sulkea toisten osallistujien mikrofoneja ja muistuttaa kokouksen pelisäännöistä. Kaikkien on hyvä päästä ääneen ja päästä osallisiksi tekemisestä.

 

Mitä muita applikaatioita voi käyttää?

Microsoftilta löytyy myös Teams -sovellus, joka on toiminnoiltaan lähes samanlainen kuin Skype, mutta osa sen ominaisuuksista on maksullisia. Teams toimii kuitenkin erittäin hyvin yhdistyskäytössä ja mm. senioriliiton toimisto ja osa piireistä käyttää sitä. Teamsiin on saatavana myös maksullinen lisäominaisuus, jonka avulla voi osallistua myös puhelimella Teams -istuntoon.

Yhdistyksemme käyttävät myös Zoom -ohjelmaa, joka on toiminnoiltaan osittain monipuolisempi, mutta maksullinen. Zoomin ilmainen versio sallii korkeintaan 40 minuutin kokouksen ja mahdollistaa myös kokouksen ilman kirjautumista. Ohjelma on saatavissa englanniksi.

Jokaisen applikaation osalta on hyvä ottaa huomioon loppukäyttäjä eli osallistuja. Tapaamiseen tai kokoukseen osallistumisen tulee olla helppoa ja ohjeet osallistumisohjeiden selkeitä, senioreille sopivia.

 

Entä isommat kokoontumiset?

Mikäli aiot pitää isompia tapahtumia, esimerkiksi kuukausikokouksen, johon odotetaan yli 50 osallistujaa, on hyvä vaihtoehto Youtube ja sen livelähetys -mahdollisuus. Useimmilla yhdistyksistä on käytössä Gmail -sähköpostitili, jolloin Youtuben käyttö on mahdollista samoilla tunnuksilla.

(Mikäli yhdistyksessä pohditaan isojen tapahtumien, kuten kuukausitapahtuman pitämistä verkossa, voi vaihtoehtona olla Youtube -livelähetys tai tallenteen teko). Etuna tässä on osallistujan näkökulmasta helppous. Youtube -lähetyksen tai videon katsominen onnistuu lähes kaikilta älylaitteilta. Kokouksen pitävältä yhdistykseltä vaaditaan Google -tili, joka muodostuu, jos yhdistyksellä on Gmail -sähköposti.

Ohjeet Youtuben lähetyskäyttöön ja tilin avaamiseen ovat helpot ja löytyvät Googlen Youtube -ohjesivuilta. Myös avoin mieli, rohkeus ja halu kokeilla uutta on tärkeää.

Toinen työkalu voi olla Zoom -ohjelman maksullinen versio. Tällöin on mahdollista tehdä kokous suoraan ilman, että kokoukseen tarvitsee

 

Muistilista virtuaaliseen kokouksen tai tapaamisen pitämiseen

  • Suunnittele ennalta millä alustalla, millä tavoin ja miten toteutat kokouksen tai kerhon.
  • Etsi tai tee itse selvät ja ymmärrettävät ohjeet sen ohjelman tai alustan osalta, jota käytät kerhon tai tapaamisen pitämiseen.
  • Ole valmis neuvomaan, kuinka osallistuja pääsee mukaan kokoukseen tai tapahtumaan.
  • Tee osallistujille ohje sekä kokoukseen tai tapahtumaan liittymiseen että siellä toimimiseen.
  • Ole avoimin mielin ja valmiina oppimaan uutta!